La Gestión por Procesos,  para ser efectiva y lograr con sus propósitos,  requiere una descripción metódica,  ordenada,  estructurada de todos los procesos de la organización. A esta tarea se le denomina Mapeo de Procesos.

Uno de los componentes fundamentales del Mapeo de Procesos es la Caracterización de Procesos.

La Caracterización,  es una herramienta que facilita la descripción, gestión y control de los Procesos  a través de la identificación de sus elementos esenciales.

La caracterización permite una comprensión cabal del objetivo de cada proceso y los aspectos clave de como debe ejecutarse.

Como sabemos,  un Proceso es un conjunto de actividades que reciben unas «entradas»,  las transforman a través de determinadas actividades,  y generan las «salidas»  con su correspondiente generación de valor.

En consecuencia la caracterización permite obtener la información en cuanto a los requirimientos del proceso,  sus actores principales,  clientes, los productos que genera, así como los mecanismos de control.

La caracterización debe ser construida de manera participativa,  con la finalidad de lograr un involucramiento de las partes interesadas,  así lograr el compromiso  y orientación a resultados de quienes ejecutan el proceso.

A continuación se muestran los elementos principales que deben ser desarrollados durante la tarea de caracterización de Procesos.

Identificación del Proceso/Subproceso: Nombre del proceso/subproceso que se caracteriza.

Responsable o dueño del Proceso:  Puesto  de la persona o grupo de personas que tienen poder de decisión sobre el proceso, lo controlan, hacen seguimiento y son responsables por su gestión. El responsable esta en capacidad de equilibrar las necesidades de las partes interesadas en el proceso.

Cliente del Proceso: Proceso, entidades o funcionarios que recibe la salidas del proceso.

Misión del Proceso: Propósito del proceso. Debe incluir tanto la razón de ser del proceso (¿Qué?) como sus propósitos en términos de eficacia, eficiencia y efectividad (¿Para qué?). Es recomendable consultar la descripción del proceso, la misión y los objetivos de las dependencias involucradas en este. Para definir el objetivo se pueden identificar los grupos interesados en el proceso, es decir los grupos a los cuales les interesa el desempeño del proceso o se ven afectados por este (Ej: Clientes Externos, Clientes Internos, Funcionarios, Proveedores, Entes de Control, Estado, etc.) y definir como se satisfacen sus necesidades.

Entradas: Información, insumos, necesidades, solicitudes etc. que son utilizados o transformados durante el proceso.

Salidas: Productos del proceso.

Actividades: Conjunto de acciones generales relacionadas mutuamente o que interactúan y que permiten cumplir con el objetivo del proceso.

Recursos humanos: Cargos y número del personal  requerido  directamente por el  proceso.

Recursos físicos y tecnológicos: Elementos críticos para la ejecución del proceso: equipos, sistemas de información, etc.

Mecanismos de control: Mediciones, seguimientos y controles que requiere el proceso para garantizar su resultado. Se pueden incluir los informes de seguimiento a la gestión del subproceso y los emitidos para los entes de control.

Indicadores: Expresiones de las variables del proceso y de las características de calidad de los productos que permiten analizar el desarrollo de la gestión y del cumplimiento del objetivo del subproceso.