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¿EJEMPLOS DE UNA GESTIÓN FUNCIONAL VERSUS UNA GESTION POR
PROCESOS?

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Empresa del sector Producción

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Gestión Funcional:

Imaginemos una empresa de fabricación de muebles. En este enfoque de gestión funcional, la organización se estructura en departamentos funcionales, como producción, ventas, marketing, recursos humanos y contabilidad. Cada departamento tiene sus propias funciones, metas y objetivos, y las actividades se centran en las funciones específicas de cada departamento.

Las ordenes provienen de cada una de las Gerencias hacia los subordinados (de arriba hacia abajo) y los informes de cumplimiento van de los subordinados hacia la Gerencia (de abajo hacia arriba).

En este caso, el departamento de producción se enfoca en la fabricación de los muebles, el departamento de ventas se encarga de la comercialización y venta de los productos, el departamento de marketing se encarga de la promoción de la empresa, el departamento de recursos humanos se ocupa de la contratación y gestión del personal, y el departamento de contabilidad maneja las finanzas y los registros contables. Cada área opera como “islas”.

En esta situación podría darse, que el departamento de producción hace lo posible para maximizar el uso de la capacidad instalada y elaborar productos sin una clara idea si estos podrán o no comercializados ya que no existió ninguna coordinación con el departamento comercial y marketing respecto la demanda estacional de productos. Esta situación podría llevar a contar con Stock de producto terminado inmovilizado con riesgo de deterioro y obsolescencia.

Gestión por Procesos:

Continuando con el ejemplo de la empresa de fabricación de muebles, en un enfoque de gestión por procesos, la organización se estructura en torno a los procesos clave que involucran varias funciones de la empresa. Por ejemplo, se pueden identificar procesos como el proceso de diseño de productos, el proceso de fabricación, el proceso de ventas y el proceso de servicio al cliente.

En este caso, en lugar de tener departamentos funcionales independientes, se establecen equipos multidisciplinarios que incluyen miembros de diferentes funciones para trabajar en cada proceso. Estos equipos colaboran estrechamente y se responsabilizan de todo el proceso, desde el inicio hasta el final.

Por ejemplo, en el proceso de fabricación de muebles, el equipo incluiría representantes de diseño, comercialización, producción. Trabajan juntos para diseñar productos en base a tendencias del mercado y análisis de la demanda, fabricarlos y generando un flujo de salida de producto que optimice el manejo de stock de producto terminado.

En este enfoque, la comunicación y la coordinación entre los diferentes equipos y funciones son fundamentales. Se busca una mayor eficiencia, flujo de trabajo directo y sin cuellos de botella, una mayor satisfacción del cliente al tener una visión integral y colaborativa de los procesos.

En resumen, la gestión funcional se centra en departamentos individuales con responsabilidades específicas, mientras que la gestión por procesos se centra en la coordinación y colaboración entre diferentes funciones para lograr un resultado final más efectivo y orientado al cliente. La gestión por procesos permite una visión holística y una mayor eficiencia en la ejecución de las actividades empresariales.

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Empresa del sector Servicios

Gestión Funcional:

Supongamos que tenemos una empresa de consultoría en tecnología de la información (TI). En este enfoque de gestión funcional, la organización se estructura en departamentos funcionales, como desarrollo de software, análisis de datos, implementación de sistemas y soporte técnico. Cada departamento tiene sus propias metas y objetivos, y las actividades se centran en las funciones específicas de cada departamento.

En este caso, el departamento de análisis funcional se encarga de traducir los requerimientos del cliente en especificaciones técnicas para el desarrollo, el depto de desarrollo de software se encarga de diseñar y programar aplicaciones personalizadas, el departamento de implementación de sistemas se encarga de implementar soluciones tecnológicas en los clientes, y el departamento de soporte técnico proporciona asistencia técnica y resuelve problemas relacionados con los productos y servicios de la empresa.

Una situación que podría generarse en este caso, es que el departamento de análisis funcional no realizó una especificación sobre determinadas situaciones requeridas por el software, pero el departamento de software como su interés es concluir en el menor tiempo posible los encargos recibidos, desarrolla tal cual está la especificación, a pesar de saber que hay situaciones no cubiertas por la especificación. El resultado, problemas durante la implementación o incluso la ejecución, trayendo como consecuencia la insatisfacción del cliente final.

Gestión por Procesos:

Siguiendo con el ejemplo de la empresa de consultoría en tecnología de la información, en un enfoque de gestión por procesos, la organización se estructura en torno a los procesos clave que involucran todas las funciones de la empresa y están orientados a brindar un servicio de consultoría integral.

Por ejemplo, se pueden identificar procesos como el proceso de adquisición de clientes, el proceso de análisis y diseño de soluciones, el proceso de implementación de proyectos y el proceso de soporte y mantenimiento. Estos procesos cubren las etapas desde la adquisición del cliente hasta el servicio postventa.

En este caso a manera de ejemplo el proceso de análisis y diseño de soluciones se podría desarrollar en base a un equipo multidisciplinario que tenga la capacidad de análisis trasversal desde la recepción del requerimiento del cliente, la elaboración de especificaciones técnicas, el desarrollo, las pruebas y la puesta a punto de la solución desarrollada asegurando una entrega coherente y de calidad a los clientes.

En este enfoque, la comunicación efectiva, la colaboración y la coordinación entre los diferentes equipos y funciones son fundamentales para ofrecer un servicio coherente y de calidad. Se busca una mayor eficiencia, un enfoque centrado en el cliente y una mayor satisfacción del cliente al tener una visión integral y colaborativa de los procesos.

Empresa del sector Público

Gestión Funcional:

Imaginemos una entidad pública encargada de la gestión del transporte en una ciudad. En este enfoque de gestión funcional, la entidad se organiza en departamentos funcionales como planificación, infraestructura vial, transporte público, licencias y permisos, y seguridad vial. Cada departamento tiene sus propias responsabilidades y se enfoca en las tareas específicas relacionadas con su función.

Por ejemplo, el departamento de planificación se encarga de desarrollar estrategias de transporte a largo plazo, el departamento de infraestructura vial se ocupa de la construcción y mantenimiento de carreteras, el departamento de transporte público se encarga de la gestión de autobuses y trenes, el departamento de licencias y permisos emite y renueva licencias de conducir, y el departamento de seguridad vial se enfoca en promover la seguridad en las vías.

Gestión por Procesos:

Siguiendo con el ejemplo de la entidad pública encargada de la gestión del transporte, en un enfoque de gestión por procesos, la organización se estructura en torno a los procesos clave que involucran todas las funciones y tienen un impacto directo en la calidad del transporte en la ciudad.

Por ejemplo, se pueden identificar procesos como el proceso de planificación estratégica del transporte, el proceso de diseño y construcción de infraestructura vial, el proceso de gestión del transporte público, el proceso de emisión de licencias y permisos, y el proceso de promoción de la seguridad vial. Estos procesos abarcan todas las etapas, desde la planificación hasta la implementación y el monitoreo.

En lugar de tener departamentos funcionales aislados, se establecen equipos interdisciplinarios que incluyen representantes de diferentes funciones para trabajar en cada proceso. Estos equipos colaboran estrechamente y se responsabilizan de la ejecución eficiente y efectiva de cada proceso, garantizando la coordinación y la toma de decisiones integradas.

Por ejemplo, en el proceso de gestión del transporte público, el equipo puede incluir expertos en planificación, ingenieros de tráfico, profesionales de marketing y comunicación, y representantes de seguridad vial. Juntos, trabajan en la planificación y operación del sistema de transporte público, la promoción de su uso, la mejora de la seguridad y la atención a las necesidades de los usuarios.

En este enfoque, la comunicación fluida, la colaboración y la coordinación entre los diferentes equipos y funciones son esenciales para garantizar una gestión eficiente y una mejora continua del transporte. Se busca una visión integral, una toma de decisiones basada en datos y la implementación de políticas y acciones que aborden los desafíos del transporte de manera integral.

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ALGUNAS PREGUNTAS CLAVE PARA EL APORTE DE NUESTRA COMUNIDAD DE LECTORES

¿Consideras importante que las empresas o instituciones adopten una Gestión por Procesos en lugar de una Gestión Funcional para mejorar su desempeño?.

¿Cual sería el impacto de dicha adopción?.

¿En tu organización, cual es el estilo de gestión que predomina?.

Sus aportes serán bienvenidos en la sección comentarios de este mismo post.

¡Muchas gracias!.

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Oscar Villegas Varela

11/07/2024 a las 7:01 PM

Buenas tardes, trabajo en un Despacho de Contadores y consultores en donde definitivamente trabajamos de manera funcional.

Nos dimos cuenta de la necesidad de migrar a un modelo de gestión por procesos, lo cual nos daría una visión más integral y clara de cómo prestamos nuestros servicios y el aporte de cada área y colaborador.

Debo señalar que me ha costado algo de trabajo comprender la gestión por procesos, pero este artículo me ayuda mucho a entenderlo.

Que sigan los éxitos.

Responder

Edgard Ramirez

13/02/2025 a las 5:18 PM

Muy interesante, trabajo en Municipalidades como asesor, muy ilustrativo las diferencias entre modelo de gestión funcional y modelo de gestión por procesos.

EJEMPLOS DE UNA GESTIÓN FUNCIONAL VERSUS UNA GESTION POR PROCESOS

2 comentarios en “EJEMPLOS DE UNA GESTIÓN FUNCIONAL VERSUS UNA GESTION POR PROCESOS”

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