GESTIÓN POR PROCESOS – La piedra angular del Sistema de Gestión de la Calidad

La Gestión por Procesos y Mejora Continua es una Estrategia Empresarial orientada a la Integración Organizacional, Incremento de la Productividad y Mejora de la de la calidad de productos y servicios.

La formulación e implementación de esta estrategia requiere actividades de Planificación, Ejecución, Monitoreo y mejora constante de estándares de desempeño de los procesos de una organización.

En el fondo es transformar la Cultura de la Organización hacia un patrón de comportamiento donde la cooperación, la comunicación, la mejora constante y el alineamiento organizacional son los pilares de esta nueva forma de trabajo.

Las razones principales para implementar un modelo de Gestión por Procesos son:

Necesidad de ROMPER EL ESQUEMA FUNCIONAL o departamentalizado

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El Esquema Funcional o departamentalizado, separa a la organización en varias partes o departamentos aislados donde cada quien trata de cumplir a su manera sus propios Objetivos, sin la necesaria coordinación e integración con el resto de la Organización,  esto genera pobres resultados, lentitud en la respuesta hacia los clientes, desánimo de los colaboradores y poca capacidad para innovar y mejorar productos y servicios.
En consecuencia como es evidente, es URGENTE, salir del esquema funcional para migrar al esquema Por Procesos y aspirar de esa manera a un crecimiento y consolidación real.

Necesidad de fortalecer el ENFOQUE HACIA EL CLIENTE

enfoque al cliente

El CLIENTE es la piedra angular hacia la cual deben converger todos los recursos de la Organización: Colaboradores, Recursos, Infraestructura, Sistemas, de manera que el conjunto de actividades de todas las áreas y departamentos cumplan con el propósito de añadir Valor a la satisfacción de los Clientes.

Esto no se puede hacer bajo un enfoque funcional, ya que el Cliente no calza en este modelo, no hay forma que los departamentos o áreas tengan un enfoque al cliente de manera individual. En otras palabras en el esquema funcional, los colaboradores están enfocados en la «tarea» y no visualiza la conexión con las necesidades del cliente final.

En un esquema Por Procesos, esto cambia radicalmente, partiendo del hecho que los colaboradores desarrollan un sentido mucho más integral de sus actividades, se involucran en toda la cadena de valor, desde el requerimiento inicial del cliente, hasta su satisfacción total.

Necesidad de mejorar la PRODUCTIVIDAD de los Colaboradores y la Empresa

alto desempeño

Productividad significa, producir más y mejores resultados con los mismos recursos.
Significa también utilizar de manera eficiente los recursos disponibles, menos errores, menos desperdicios, menos tiempos improductivos, menos descoordinaciones, menos cuellos de botella.

Todo esto solo es factible si se logra articular una coordinación entre las distintas actividades de todas las áreas, entendiendo claramente que todo está relacionado a través de causas y efectos.

Necesidad de ALINEAR  LOS PROCESOS con la Estrategia

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Lograr «Alineamiento», significa lograr que todos los recursos en la empresa (personas, infraestructura, sistemas, políticas, actividades) estén enfocadas en una sola dirección;  El cumplimiento de los Objetivos Estratégicos.

Por tanto una Gestión por Procesos, no solo ordena «la casa», no solo integra actividades, hace también que todo colaborador mejore su capacidad y análisis estratégico, logrando marcar la diferencia entre los aspectos vitales que son los que definen el crecimiento y los triviales que son los que tienen un menor impacto.

Necesidad de MEJORAR LOS RESULTADOS

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Una Gestión por Procesos, además de lograr mejorar el trabajo colaborativo, además de integrar a las áreas de la organización, además de fomentar el desarrollo y creatividad de los colaboradores, debe lograr necesariamente incrementar los Resultados finales de la Organización. Si se trata de una organización privada, el resultado estará asociado a la rentabilidad o generación de Valor económico, Si se trata de una organización pública, el resultado estará enfocado en maximizar los beneficios para sus grupos de interés o Stakeholders.

La GESTIÓN POR PROCESOS, es la piedra angular del Sistema de Gestión de la Calidad. Su implementación ayuda significativamente en la mejora de la calidad, productividad y enfoque al cliente.