¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?

Un Procedimiento,  dentro del marco de la Gestión por Procesos,  es un instrumento que permite describir las principales actividades que se llevan a cabo para ejecutar un ciclo de un Proceso.  Indica claramente el punto de inicio,  es decir la actividad con la que inicia el Procedimiento,  continua con la descripción secuencial de actividades y finaliza especificando la actividad de cierre del Proceso.

Especifica también a los puestos que son responsables de cada una de las actividades,  los controles que se deben llevar a cabo, los registros a dejar como evidencia,  las entradas y salidas a gestionar.

No contar con Procedimientos,  es de alguna manera dejar al libre albedrío a los colaboradores a que apliquen sus propios criterios en la ejecución de actividades de un Proceso.

¿PARA QUE SIRVE UN PROCEDIMIENTO?

Un Procedimiento se utiliza principalmente para:

Hacer que todos los colaboradores que participan de un proceso,  realicen las actividades de la misma manera,  con los mismos pasos,  mismos controles,  mismos criterios.

Por ejemplo,  para un equipo de vendedores de cualquier empresa,  sería muy util contar con un procedimiento que explique detalladamente:  Los criterios para seleccionar prospectos a visitar,  los ofrecimientos que se hace a cada cliente,  los límites de descuento que se le puede otorgar,  las caracteristicas de entrega del producto o servicio,   la información a obtener del cliente sobre la forma de pago,  entre otros.

Es de utilidad también cuando en una organizacion  ingresan nuevos colaboradores.  En este caso los procedimientos sirven para la inducción y capacitación de personal ingresante.

También es de utilidad como instrumento de análisis para identificar oportunidades de mejora en cuanto a reducción de tiempos,  simplificación de actividades,  automatización de actividades,  nuevas formas de servir a los clientes.

¿COMO SE ELABORA DE UNA MANERA SIMPLE UN PROCEDIMIENTO?

La elaboración de un Procedimiento para que sea eficaz debe seguir las siguientes pautas:

Debe estar asociado a un Proceso.  Es decir previamente a elaborar el Procedimiento,  se debe haber identificado claramente el Proceso al que corresponde y haber definido los siguientes elementos,  dueño del proceso,  cliente del proceso,  inicio del proceso,  fin del proceso,  entradas y salidas del proceso.

Una vez identificado o mapeado el proceso,  se puede ya elaborar el procedimiento,  para lo cual resulta muy util hacerse algunas preguntas:

¿Cuales son las principales actividades que se desarrollan para ejecutar el Proceso identificado?.  Acá sería útil considerar  de 10 a 15 actividades en promedio.

¿Quien ejecuta cada una de las actividades definidas? ¿Quien recibe los resultados? ¿Quien provee los insumos?.    Estas preguntas ayudan a reflexionar e identificar responsabilidades.

¿Que controles clave se debe ejecutar para asegurar resultados correctos?.  Esto ayuda a identificar en que lugar el procedimiento se deben establecer controles específicos para asegurar un resultado de calidad.

¿Que actividades tienen el apoyo de los sistemas de información?.  Esto ayuda a especificar si las actividades analizadas se realizan de manera automática,  semiautomática o manual.

¿Que formatos,  plantillas,  documentos  se deben utilizar en cada una de las actividades?.  Esto ayuda a estandarizar una misma forma de trabajo de todos los actores.

¿COMO Y CADA CUANTO TIEMPO SE DEBE ACTUALIZAR UN PROCEDIMIENTO?

Los Procedimientos deben estar permanentemente actualizados.

La responsabilidad de gestionar la actualización recae en e Comite del Sistema de Gestión o quien desempeñe ese papel.

La actualización  se realizará con plena participación de las áreas ejecutoras del procedimiento con supervisión del Comite del Sistema de Gestión.

Este comité tiene la misión de velar por la integridad,  consistencia,  interrelación de todos los procedimientos,  razón por la cual no se debe dejar solamente a las áreas ejecutoras la tarea de actualización,  sino que esta debe realizarse de manera coordinada y en equipo.

ALGUNAS PREGUNTAS CLAVE PARA EL APORTE DE NUESTRA COMUNIDAD DE LECTORES

La Gestión por Procesos,  la elaboración de Procedimientos, es un tema muy importante,  con determinadas pautas establecidas metodológicamente,  pero tambien con la adopción de ciertos criterios en función de la empresa,  el área o la unidad para la cual se esté realizando el desarrollo.

Por ello les dejo  un par de preguntas para que puedan expresar su aporte,  el cual estoy seguro será de utilidad para quienes tengan la oportunidad de leer este post.

Las preguntas son:

¿Consideras importante desarrollar procedimientos  para la totalidad de procesos en una Organización?.  ¿Hay algun caso en el que no se necesario desarrollar procedimientos?.

¿Consideras algún factor en contra respecto la elaboración y actualización de Procedimientos?.


Quienes nos envíen sus comentarios,  recibirán en su email  una plantilla excel   para elaborar un Procedimiento.


Sus aportes pueden realizarlo en la sección comentarios de este mismo post.

¡Muchas gracias!.