Un Procedimiento es la descripción detallada de actividades que son necesarias para ejecutar un proceso dentro un área de la empresa  y se constituye en un factor clave para «hacer bien las cosas» en la empresa.

¿Quien debe describir los Procedimientos en la Empresa?.

Es recomendable que los Procedimientos sean descritos por las mismas personas que ejecutan las actividades, llamadas tambien dueños de procesos o responsables de procesos,  ya que son los que mejor conocen el detalle de actividades.

De esta manera se logra un mayor compromiso e identificación con los instrumentos a desarrollar.

Sin embargo es necesario tengan el apoyo de un facilitador metodológico  (externo o interno),  que les permita realizar la descripción bajo un enfoque ordenado,  conectado, sencillo y claro de entender y sobre todo optimizado,  es decir no se trata solamente de describir actividades que pueden incluir ineficiencias,  sino tambien identificar oportunidades de mejora.

¿Para que se utiliza los Procedimientos?

Los procedimientos se constituyen en un factor clave para lograr eficacia, eficiencia y productividad en la empresa.

Alguna de sus aplicaciones son las siguientes:

Para estandarizar las actividades y ejecutarlas de una misma manera sin depender de que personas son las que realizan las actividades.

Para hacer explicito el conocimiento tácito de las personas.

Para incorporar actividades de control para una mayor eficacia y eficiencia.

Para capacitar a personal nuevo o personal en rotación.

Para analizar la secuencia de actividades e identificar oportunidades de mejora,  cuellos de botella,  actividades que no general valor, entre otras.

¿Cada cuanto tiempo se deben actualizar los Procedimientos?.

Es recomendable al menos una vez al año revisar los procedimientos y realizar las actualizaciones que corresponda,  aunque dependiendo de que tan crítico es el procedimiento los plazos pueden ser menores.

Si se trata de procedimientos administrativos,  posiblemente una vez al año estaria bien.

Si se trata de procedimientos operacionales  (por ejemplo los servicios bancarios,  o el sistema de atención de una clinica, o la fabricación de alimentos)  posiblemente se deba estar actualizando de manera permanente conforme las situaciones del entorno van cambiando.

¿Es lo mismo Proceso que Procedimiento?.

No es lo mismo.

Proceso describe la transformación de las entradas en salidas o productos.  (Que se hace)

Procedimientos es la descripción de como se realiza dicha transformación.  (Como se hace).

Si tienes algunas preguntas o conceptos que quisieras aclarar con mucho gusto tratare de absolver tus inquietudes.

Muchísimo mejor si deseas enviar tus aportes.

Espero que estos breves conceptos sean de utilidad.  Agradezco por tu tiempo y que tengas un excelente dia.