¿Qué es un Procedimiento y para qué sirve en la empresa?
Un instrumento clave para hacer bien las cosas y mejorar la gestión
Introducción
Un Procedimiento es la descripción detallada de las actividades necesarias para ejecutar un proceso dentro de un área de la empresa. Se constituye en un factor clave para “hacer bien las cosas” y asegurar consistencia, orden y eficiencia en la gestión.
¿Quién debe describir los Procedimientos en la empresa?
Es recomendable que los procedimientos sean descritos por las mismas personas que ejecutan las actividades, comúnmente denominadas dueños de proceso o responsables de proceso, ya que son quienes conocen con mayor detalle la forma real en que se desarrollan las actividades.
El rol del facilitador metodológico
Si bien los responsables del proceso deben describir los procedimientos, es fundamental que cuenten con el apoyo de un facilitador metodológico, ya sea interno o externo.
Su función no es solo documentar, sino guiar la descripción bajo un enfoque ordenado, conectado, claro y optimizado, ayudando a identificar ineficiencias, redundancias y oportunidades de mejora, y no simplemente a registrar la forma actual de trabajo.
¿Para qué se utilizan los Procedimientos?
Los procedimientos son un factor clave para lograr eficacia, eficiencia y productividad en la empresa. Entre sus principales aplicaciones se encuentran:
- Estandarizar las actividades y ejecutarlas de una misma manera, independientemente de quién las realice.
- Hacer explícito el conocimiento tácito de las personas.
- Incorporar actividades de control para mejorar la eficacia y eficiencia.
- Capacitar a personal nuevo o en rotación.
- Analizar la secuencia de actividades e identificar oportunidades de mejora, cuellos de botella o actividades que no generan valor.
¿Cada cuánto tiempo se deben actualizar los Procedimientos?
Se recomienda revisar y actualizar los procedimientos al menos una vez al año. Sin embargo, la frecuencia dependerá del nivel de criticidad del procedimiento.
¿Es lo mismo Proceso que Procedimiento?
No es lo mismo. Ambos conceptos están relacionados, pero cumplen funciones distintas:
- Proceso: describe la transformación de entradas en salidas o productos. (Qué se hace).
- Procedimiento: describe cómo se realiza dicha transformación. (Cómo se hace).
Si tiene preguntas, comentarios o desea profundizar en estos conceptos, con mucho gusto trataré de absolver sus inquietudes. Mucho mejor aún si desea compartir sus aportes. Espero que estos conceptos le sean de utilidad. Gracias por su tiempo y que tenga un excelente día.
Excelente
Excelente maestra
Cuándo hablamos de procedimientos para un manual, ¿que tipo de actividades son las que se deberían incluir?
Estimado Luis
Cuando se redactan procedimientos para un manual, las actividades que se deben incluir son aquellas que describen de manera detallada cómo realizar tareas específicas dentro de una organización o para un proyecto particular. Estos procedimientos ayudan a garantizar la consistencia y calidad en la ejecución de las tareas, facilitando así la capacitación y la evaluación del cumplimiento de los estándares establecidos. Aquí algunos ejemplos de tipos de actividades que suelen incluirse en los manuales de procedimientos:
Procedimientos Operativos:
Detalles paso a paso para operaciones críticas o rutinarias.
Ejemplos incluyen cómo manejar maquinaria, cómo procesar una orden de compra, o cómo realizar una auditoría interna.
Procedimientos de Seguridad:
Instrucciones específicas para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.
Por ejemplo, procedimientos para el manejo seguro de materiales peligrosos, protocolos de evacuación de emergencia, o el uso correcto de equipo de protección personal.
Procedimientos Administrativos:
Guías para tareas administrativas como la gestión de documentos, la contabilidad o el manejo de recursos humanos.
Incluyen acciones como la forma de presentar gastos, procedimientos de contratación o cierre de mes fiscal.
Procedimientos de Mantenimiento:
Instrucciones para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y instalaciones.
Pueden incluir listas de verificación y frecuencias de mantenimiento para asegurar el buen funcionamiento de los equipos.
Procedimientos de Calidad:
Pasos para asegurar que los productos o servicios cumplen con los estándares de calidad requeridos.
Ejemplos incluyen procedimientos de inspección, pruebas de calidad y gestión de no conformidades.
Procedimientos de Atención al Cliente:
Procesos para manejar interacciones con clientes, incluyendo quejas, solicitudes de servicio, y soporte técnico.
Estos procedimientos ayudan a estandarizar la respuesta a clientes y aseguran una experiencia de usuario consistente y profesional.
Un procedimiento impuesto por la empresa sin consenso del trabajador principal ejecutor de las actividades , es de obligado cumplimiento?
Estimada Ana, en general, los procedimientos impuestos por una empresa son de cumplimiento obligatorio para los empleados, independientemente de si hubo o no consenso en su creación. Por supuesto es altamente recomendable que se cuente con el involucramiento y participación de los empleados para generar un mayor nivel de compromiso. Bajo este contexto, las políticas y procedimientos en el lugar de trabajo están diseñados para garantizar la eficiencia, la seguridad, el cumplimiento de las normas legales y regulatorias, y para mantener la calidad del servicio o producto de la empresa.
Podrías dar un ejemplo sencillo de la descripción de un proceso vs. un procedimiento?
Con mucho gusto. Por ejemplo en el Proceso de Construcción de infraestructura:
Proceso: Gestión de Proyectos de Construcción
Objetivo del Proceso: Gestionar y ejecutar proyectos de construcción desde su concepción hasta la finalización, asegurando que se cumplan los requisitos del cliente y los estándares de calidad, tiempo y costo.
Entradas:
Solicitud del cliente: Documento que contiene los requisitos y especificaciones del proyecto.
Planos y especificaciones técnicas.
Salidas:
Proyecto construido según los requisitos del cliente.
Documentación del proyecto completada, incluyendo informes de cumplimiento y calidad.
Controles:
Revisiones y aprobaciones en varias etapas del proyecto.
Auditorías de calidad regulares durante la fase de construcción.
Reuniones periódicas de seguimiento con el equipo de proyecto y partes interesadas.
Riesgos:
Sobrecostos debido a cambios no planificados o imprevistos.
Retrasos en la entrega debido a problemas logísticos o climáticos.
Incumplimiento de las normativas de seguridad o ambientales.
Insatisfacción del cliente debido a expectativas no alineadas.
Responsables:
Gerente de Proyecto: Responsable de la gestión integral del proyecto.
Clientes:
Cliente final: Recibe el producto del proyecto de construcción.
Stakeholders internos: Incluyen la dirección de la empresa que espera la entrega exitosa del proyecto.
Autoridades reguladoras: Aseguran que el proyecto cumpla con las normas y leyes locales.
Procedimiento: Control de Calidad de un Proyecto de Construcción
Objetivo: Asegurar que la construcción cumpla con los planos y especificaciones técnicas.
Pasos del Procedimiento:
Revisar los planos y las especificaciones técnicas antes de la construcción.
Realizar inspecciones regulares en el sitio de construcción para verificar el cumplimiento con los planos.
Documentar cualquier desviación y comunicarla al gerente de proyecto.
Supervisar las correcciones realizadas por los contratistas.
Firmar los informes de cumplimiento una vez que la construcción está terminada y verificar contra los criterios de aceptación.
En resumen, el proceso abarca el objetivo general y las características de alto nivel necesarias para lograrlo, mientras que el procedimiento detalla los pasos específicos para llevar a cabo una de esas actividades.
De datos comerciales como sería procedimientos de organización
Como se clasifican los procedimientos?